Pravilnik o provedbi postupka jednostavne nabave

Temeljem članka 15. stavka 2. Zakona o javnoj nabavi (Narodne novine, broj 120/16) i članka 35. stavka 2. alineje 5. Statuta Centra za socijalnu skrb Pakrac od 26. studenog 2014. godine, ravnateljica Centra za socijalnu skrb Pakrac donosi

P R A V I L N I K
o provedbi postupka jednostavne nabave

     Članak 1.
Ovim Pravilnikom se uređuje postupak koji prethodi stvaranju ugovornog odnosa za nabavu robe, radova i usluga, procijenjene vrijednosti do pragova određenih člankom 12. stavkom 1. Zakona o javnoj nabavi (u daljnjem tekstu: Zakon), odnosno za nabavu robe i usluga te provedbu projektnih natječaja procijenjene vrijednosti manje od 200.000,00 kuna, te radova procijenjene vrijednosti manje od 500.000,00 kuna.

     Članak 2.
Procijenjena vrijednost nabave temelji se na ukupnom iznosu za proračunsku godinu bez poreza na dodatnu vrijednost. Pri izračunu procijenjene vrijednosti nabave Centar za socijalnu skrb Pakrac (u daljnje tekstu: Centar) mora uzeti u obzir ukupnu vrijednost nabave koja uključuje sve opcije i moguća obnavljanja ugovora.

     Članak 3.
Prije pokretanja postupka jednostavne nabave Centar je dužan provjeriti uklapa li se nabava u Proračun Centra, te je li predviđena Planom nabave za tekuću godinu, koji je temelj za planiranje i provođenje postupka jednostavne nabave i javne nabave, te izdavanja narudžbenica i sklapanja ugovora/okvirnih sporazuma za potrebe ustanove.
Iznimno, ako Centar nema u trenutku ukazane potrebe planirana sredstva, ali pokretanje nabave smatra nužnom, može provesti postupak uz obavezu da financijska sredstva osigura u trenutku izdavanja narudžbenice ili sklapanja ugovora.
Članak 4.
Nabavu roba, usluga i radova čija je procijenjena vrijednost manja od 20.000,00 kuna Centar nije obavezan iskazivati u Planu nabave.

     Članak 5.
Centar za svoje potrebe provodi postupke jednostavne nabave i javne nabave za nabavu roba, usluga i radova za koje ima planirana sredstva u svom Financijskom planu i za iste postupke ne izvještava Ministarstvo za demografiju, obitelj, mlade i socijalnu politiku (u daljnjem tekstu: Ministarstvo), niti traži suglasnost za sklapanje ugovora.
Članak 6.
Centar za robu/nefinancijsku imovinu, usluge i radove za koje se tijekom godine ukaže potreba, a nemaju planirana sredstva u svom Financijskom planu, upućuje pisani zahtjev Ministarstvu u kojem obrazlaže potrebu nabave robe/nefinancijske imovine, usluga i radova, uz koji dostavlja dokumentaciju o provedenom postupku nabave, te traži suglasnost Ministarstva za sklapanje ugovora, temeljem prijedloga Odluke o odabiru.
Nakon što Ministarstvo ocijeni nabavu opravdanom, utvrdi da li je postupak nabave proveden sukladno propisima, te za predmetnu nabavu rezervira sredstva u Financijskom planu Ministarstva, dostavlja Centru suglasnost za sklapanje ugovora, te nakon zaprimljene suglasnosti Centar može sklopiti ugovor za nabavu.
Ako Ministarstvo uskrati suglasnost, Centar je obavezan poništiti postupak nabave.

     Članak 7.
Kod nabave procijenjene vrijednosti manje od 20.000,00 kuna Centar traži ponudu najmanje dva (2) gospodarska subjekta, dok za predmete čija je procijenjena vrijednost nabave jednaka ili veća od 20.000,00 kuna, a manja od 50.000,00 kuna, Centar traži ponude najmanje tri (3) gospodarska subjekta.
Kod nabave procijenjene vrijednosti jednake ili veće od 20.000,00 kuna, a manje od 50.000,00 kuna, Centar zbog tehničkih razloga može tražiti ponudu od jednog gospodarskog subjekta uz prethodnu pisanu Oluku ravnatelja Centra.
Rok za dostavu ponuda ne može biti kraći od tri (3) dana.

     Članak 8.
Nabave roba, radova i usluga procijenjene vrijednosti do 20.000,00 kuna Centar će provoditi putem narudžbenica, a iznimno, ovisno o prirodi predmeta nabave sklapat će ugovor.
Nabave roba, radova i usluga procijenjene vrijednosti jednake ili veće od 20.000,00 kuna će se provoditi zaključivanjem ugovora, a iznimno, ovisno o predmetu nabave, putem narudžbenica.

     Članak 9.
Narudžbenica mora sadržavati najmanje slijedeće podatke:
naziv, adresu, OIB naručitelja
naziv, adresu, OIB ponuditelja
nadnevak izdavanja narudžbenice
broj narudžbenice
naziv robe, usluge ili radova koji se nabavljaju
jedinicu mjere, količinu i cijenu
rok i način plaćanja.

     Članak 10.
Ugovor obavezno sadrži podatke o ugovornim stranama koje sklapaju ugovor, mjestu sklapanja ugovora, predmetu ugovora, cijeni i ostalim bitnim sastojcima koje sadrži ugovor.

     Članak 11.
Pripremu i provedbu postupka jednostavne nabave procijenjene vrijednosti jednake ili veće od 50.000,00 kuna, obavljaju predstavnici Centra koje imenuje ravnatelj Odlukom o nabavi koja minimalno sadrži:
podatke o Centru
predstavnicima Centra
opis predmeta nabave uz detaljnu specifikaciju
kriterij za odabir ponude
ostale podatke koje Centar smatra potrebnim.

     Članak 12.
Predstavnici Centra su dužni odrediti i opisati predmet nabave, pripremiti tehničku specifikaciju/troškovnik koji čine sastavni dio Poziva za dostavu ponuda, izraditi Poziv za dostavu ponuda, komunicirati s gospodarskim subjektima, izraditi Zapisnik o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda, izraditi prijedlog Odluke o odabiru.

     Članak 13.
Postupak jednostavne nabave započinje danom slanja Poziva za dostavu ponuda. Poziv za dostavu ponuda najmanje sadrži sljedeće podatke:
podatke o Centru
opis predmeta nabave
troškovnik
procijenjenu vrijednost nabave
navod sklapa li se ugovor ili izdaje narudžbenica
rok, način i uvjete plaćanja
kriterij za odabir ponude
način dostave ponuda
rok za dostavu ponuda
ostale podatke koje Centar smatra potrebnim.

     Članak 14.
Centar će prilagođavati podatke u Pozivu za dostavu ponuda ovisno o složenosti predmeta nabave, te ga po potrebi nadopuniti popratnom dokumentacijom (projekt, nacrti i slično) s ciljem što točnijeg određivanja predmeta nabave. Ukoliko Centar nakon slanja Poziva za dostavu ponuda utvrdi da je potrebno izmijeniti neki od uvjeta iz poziva, o tome će istodobno i na jednak način obavijestiti sve gospodarske subjekte kojima je uputio poziv.
Članak 15.
Postupke jednostavne nabave procijenjene vrijednosti jednake ili veće od 50.000,00 kuna, Centar će provoditi na način da će poziv na dostavu ponude uputiti putem elektroničke pošte na adrese najmanje tri gospodarska subjekta, uz istodobnu objavu Poziva na internetskim stranicama Centra.
Gospodarski subjekti mogu zahtijevati objašnjenja vezana uz poziv za dostavu ponuda i to najkasnije tri (3) dana prije isteka roka za dostavu ponuda, a Centar je dužan poslati odgovor na upit, na dokaziv način, najkasnije dva (2) dana prije isteka roka za dostavu ponuda.
Rok za dostavu ponuda iznosi najmanje pet (5) dana od dana slanja Poziva za dostavu ponuda, ovisno o složenosti predmeta nabave.

     Članak 16.
Komunikacija između Centra i ponuditelja mora se odvijati na svima dostupan i dokaziv način, te istodobno i na jednak način (povratnica, potvrda o slanju, potvrda o zaprimanju, izvješće o uspješnom slanju telefaksom i sl.). Ovisno o pojedinom postupku nabave, Centar će odabrati jedno ili kombinaciju navedenih sredstava.

     Članak 17.
Ako u zadanom roku za dostavu ponuda pristigne manji broj ponuda od traženog broja ponuda, Centar može odabrati jednu od pristiglih ponuda ako ispunjava sve tražene uvjete. U slučaju da u zadanom roku ne dospije niti jedna ponuda Centar će produžiti rok za dostavu ponuda ili ponoviti postupak nabave. Produženje roka za dostavu ponuda bit će određeno primjereno složenosti predmeta nabave. Rok za dostavu ponuda utvrđuje se točnim određivanjem dana i sata do kojeg gospodarski subjekti moraju dostaviti ponudu.

     Članak 18.
Ponude se na adresu Centra dostavljaju na način koji naručitelj propiše u Pozivu za dostavu ponuda.
Osim poštom ponude se mogu dostaviti i na druge dokazive načine. Prilikom zaprimanja ponuda, Centar će iste evidentirati ukoliko stignu u propisanom roku.
Ponude pristigle izvan roka za dostavu ponuda Centar neće uzeti u razmatranje.
Otvaranje ponuda nije javno.

     Članak 19.
Pregled i ocjena ponuda tajni su do donošenja odluke Centra.
Pregled i ocjena ponuda obavljaju predstavnici Centra, te sastavljaju Zapisnik o otvaranju, pregledu i ocjeni pristiglih ponuda s prijedlogom Odluke o odabiru.
Centar pregledava i ocjenjuje ponude sukladno zahtjevima i uvjetima iz Poziva za dostavu ponuda.
Nakon sastavljanja zapisnika predstavnici Centra donose prijedlog Odluke o odabiru koju potpisuje odgovorna osoba Centra.

     Članak 20.
Kriterij za odabir ponude je najniža cijena ili ekonomski najpovoljnija ponuda.
Ukoliko je kriterij odabira ekonomski najpovoljnija ponuda osim kriterija cijene mogu se koristiti i primjerice kriterij kvalitete, jamstveni rok, tehničke prednosti, estetske i funkcionalne osobine, ekološke osobine, operativni troškovi, usluga nakon prodaje i tehnička pomoć, datum isporuke ili rok izvršenja i drugo.

     Članak 21.
Centar može u postupku jednostavne nabave zatražiti od ponuditelja dostavu dokumenata kao što su izvod iz sudskog ili obrtnog registra, potvrdu porezne uprave o stanju duga, potvrdu o nekažnjavanju, podatke o solventnosti ili druge potvrde, izjave, dozvole i dokumente.
U slučaju da Centar zatraži navedene dokumente ponuditelji ih mogu dostaviti u neovjerenim preslikama.
Zatraženi dokumenti ne smiju biti stariji od mjesec dana od dana otvaranja ponude.
Za jednostavne nabave jednake ili veće vrijednosti od 50.000,00 kuna obavezno je od izabranog ponuditelja tražiti najmanje potvrdu porezne uprave o stanju duga.

     Članak 22.
Za potrebe jednostavne nabave vrijednosti jednake ili veće od 50.000,00 kuna, Centar može od ponuditelja zatražiti dostavu jamstva u obliku zadužnice, bjanko zadužnice, bankarske garancije ili novčanog pologa. Moguće tražena jamstva su: jamstvo za ozbiljnost ponude, jamstvo za uredno ispunjavanje ugovora, jamstvo za otklanjanje nedostataka u jamstvenom roku i jamstvo o osiguranju za pokriće odgovornosti iz djelatnosti.

     Članak 23.
Centar može s gospodarskim subjektom koji izvršava osnovni ugovor sklopiti i dodatak ugovoru samo iznimno.
Vrijednost roba, usluga ili radova iz sklopljenog dodatka ugovoru ne smije prijeći 25% prvotno ugovorene cijene niti zajedno s osnovnim ugovorom vrijednosne pragove propisane ovim Pravilnikom.

Članak 24.
U slučaju hitne intervencije, što podrazumijeva nabavu roba/nefinancijske imovine, usluga ili radova u slučajevima nastalim djelovanjem više sile (elementarna i druga nepogoda, kvar, dotrajalost, puknuće), čiji se nastanak ne može predvidjeti, izbjeći ni otkloniti, a odgoda nabave bi mogla poremetiti redovnu djelatnost Centra i prouzrokovati štetu, Centar je dužan o nastaloj situaciji pismeno izvijestiti Ministarstvo (poštanskom pošiljkom, telefaksom, elektroničkom poštom ili osobnom dostavom).
Ako je karakter štete takav da sanacija iste ne trpi nikakvu odgodu Centar izdaje narudžbenicu samo za popravak nastalog oštećenja, a istovremeno dostavlja zahtjev za suglasnost Ministarstva za radove u cilju sanacije nastale štete.
Ukoliko je karakter štete takav da sanacija može trpjeti odgodu, Centar o nastaloj situaciji izvješćuje Ministarstvo, na što će Ministarstvo dati pismeni odgovor. Po dobivenom očitovanju Centar provodi postupak sanacije sukladno ovom Pravilniku.
Ukoliko se radi o potrebi nabave roba/nefinancijske imovine, usluga ili radova čiji nastanak nije planiran financijskim planom Centra, a karakter štete je takav da sanacija istoga može trpjeti odgodu, Centar o nastaloj situaciji pismeno izvješćuje Ministarstvo, na što će Ministarstvo dati pismeni odgovor. Po dobivenom odgovoru Centar provodi postupak na temelju ovog Pravilnika.
Nakon provedbe hitne intervencije Centar je dužan Ministarstvu dostaviti izvješće o učinjenom, te za potrebe plaćanja dostaviti dokumentaciji kako slijedi:
Ugovor o javnoj nabavi ili narudžbenica
Račun ispostavljen sukladno ugovoru, odnosno privremene i okončane situacije za radove (po potrebi ovjerene od strane stručnog nadzora)
Zapisnik o izvršenoj primopredaji
Izjava ravnatelja da je postupak nabave proveden sukladno Zakonu o javnoj nabavi, samo za postupke nabave čija je vrijednost jednaka ili veća od 50.000,00 kuna.

     Članak 25.
Svu dokumentaciju vezanu uz postupke jednostavne nabave Centar je dužan pohraniti i čuvati najmanje četiri (4) godine od dana izdavanja narudžbenice odnosno sklapanja ugovora o javnoj nabavi.

     Članak 26.
Zbog obveze izrade godišnjih izvješća Centar je dužan voditi registar sklopljenih ugovora i izdanih narudžbenica o jednostavnima nabavama procijenjene vrijednosti jednake ili veće od 20.000,00 kuna, sukladno Pravilniku o planu nabave, registru ugovora, prethodnom savjetovanju i analizi tržišta u javnoj nabavi (Narodne novine, br. 101/17).

Članak 27.
Danom stupanja na snagu ovog Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o provedbi postupka jednostavne nabave Centra za socijalnu skrb Pakrac, KLASA: 011-01/17-01/3, URBROJ: 2162-15-01-02-17-1 od 01. lipnja 2017.

     Članak 28.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objave na Oglasnoj ploči Centra za socijalnu skrb Pakrac.

RAVNATELJICA:
Dubravka Šebić Stoček, dipl. soc. rad.

Na ovaj Pravilnik Upravno vijeće Centra za socijalnu skrb Pakrac dalo je prethodnu suglasnost na sjednici održanoj dana 13. lipnja 2018. godine.

PREDSJEDNICA UPRAVNOG VIJEĆA
Alfreda Petani Grafina, prof.

Ovaj Pravilnik objavljen je na Oglasnoj ploči Centra dana 14. lipnja 2018. godine i stupio je na snagu dana 26. lipnja 2018. godine.

RAVNATELJICA:
Dubravka Šebić Stoček dipl. soc. rad.

KLASA: 011-01/18-01/7
URBROJ: 2162-15-01-02-18-1